La introducción y edición temporal de datos, visualización previa, etc. de facturas no está prohibida ni por el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación ni por el reglamento de obligaciones de facturación, si bien hasta no estar terminada la factura, esta no podrá ser expedida con su correspondiente código «QR» tributario. Por ello tanto los borradores de factura como las facturas proforma no llevan ningún código «QR» tributario. La emisión de facturas – o facturas simplificadas– proforma o sin validez fiscal, está permitida siempre y cuando se sustituyan finalmente por la factura o factura simplificada oficial expedida y esta se entregue al cliente.
Cuando una factura sea definitivamente emitida (es decir, en general, cuando se haya incorporado a ella el QR y generado el correspondiente registro de facturación de alta, firmado o remitido a la Sede electrónica de la Agencia Tributaria), ya no podrá ser considerada un borrador y su alteración, en los elementos informativos que integran el “registro de facturación de alta”, no estará permitida a menos que se realice por medio de nuevos registros de facturación, como indica el tercer párrafo del artículo 8.2.a) del reglamento aprobado por el RD 1007/2023.
A efectos informáticos, el sistema de generación de facturas pro-forma o sin validez fiscal, debe estar vinculado indefectiblemente al sistema de emisión de facturas formando una unidad. Conviene, a efectos de control interno, que se conserve registro de las prefacturas o facturas proforma elaboradas.
Por ello, no sería legal y sería susceptible de sanción, el uso de sistemas que generen documentos preparatorios de facturas o de facturas simplificadas, sin que el sistema informático mismo disponga de elementos de control para la conservación de tales documentos preparatorios de forma debidamente vinculada a las facturas o a los registros de facturación que finalmente se emitan o, en defecto de factura, de forma que queden registrados y conservados en el sistema.